Migration vers Google Workspace for Education : Ce qui va changer pour vous
Chères et chers collègues
Comme nous vous l’avons annoncé en juillet, l’Université va migrer vers Google Workspace for Education, un nouvel environnement de travail plus performant. Voici ce que vous devez savoir pour vous préparer à cette transition.
Le calendrier de la migration
Le basculement aura lieu entre la mi-octobre et le 24 octobre. La date précise vous sera communiquée très prochainement.
Qu'est-ce qui change pour vous ?
- Nouvel environnement : vous accéderez à une suite d’outils modernes incluant Gmail, Google Drive, Google Meet, et bien d’autres.
- Identifiants inchangés : votre adresse mail, votre identifiant et votre mot de passe ne changent pas. Vous continuerez à vous connecter via l’ENT de l’université.
Avant la migration : ce qu'il faut faire
Nous vous conseillons d’installer le navigateur Google Chrome. Il est optimisé pour Google Workspace et vous garantit une expérience utilisateur fluide et complète. Ce n’est en rien une obligation, vous restez libre de l’utilisation du navigateur de votre choix.
Vous pouvez également archiver ou supprimer vos anciens mails inutiles et/ou volumineux, cela contribuera à améliorer la durée de reprise de vos données.
La migration de vos données
Le jour de la migration (dans la nuit), vos compte mails seront transférés automatiquement.
- Votre nouvelle boîte de réception Gmail sera initialement vide. Vous retrouvez son organisation en dossier mais ils seront initialement vides.
- Tous les nouveaux mails arriveront directement dans votre nouvel environnement Google Workspace. Vous pourrez y répondre et les classer selon vos pratiques habituelles.
- Vos anciens mails resteront accessibles sur l’ancienne plateforme Zimbra pendant la phase de transfert (mais vous ne pourrez plus recevoir ou envoyer de mails depuis zimbra).
- Vos mails historiques seront progressivement transférés vers votre nouvelle boîte Gmail.
Détails de la migration selon la taille de votre boîte mail
- Moins de 10 Go : tous vos e-mails seront transférés automatiquement.
- Entre 10 Go et 20 Go : un historique de 1 à 3 mois sera d’abord transféré pour que vous puissiez continuer à travailler. Le reste de vos archives sera transféré ultérieurement.
- Plus de 20 Go : un historique de 1 à 3 mois sera d’abord transféré, suivi de 2 ans d’archives. Les e-mails plus anciens seront conservés en lecture seule sur une plateforme dédiée dont l’accès vous sera précisé.
Votre agenda et vos réunions vidéo
Agenda : nous testons actuellement le transfert des agendas Zimbra. Un tutoriel sera bientôt disponible pour vous aider à migrer ou à synchroniser vos autres calendriers manuellement.
Visioconférences : les 92 salles de visioconférence de l’université seront équipées pour utiliser Google Meet.
- Période de transition (jusqu’au 24 octobre) : vous pourrez utiliser les deux solutions (Zoom et Google Meet).
- Après le 24 octobre : seul Google Meet sera disponible.
- Important : pensez à replanifier et à communiquer les nouveaux liens Google Meet pour toutes vos réunions prévues après le 24 octobre. Un accompagnement spécifique sera mis en place par la DSI pour les événements majeurs.
Besoin d'aide ?
Nous ne vous laissons pas seuls face au changement.
- Tutoriels : un site web complet avec des guides rapides et efficaces sera mis à votre disposition pour vous familiariser avec Google Workspace.
- Assistance dédiée : une adresse mail et une boîte vocale seront créées pour que vous puissiez nous soumettre vos questions et problèmes.
À très bientôt,
L’équipe numérique de l’Université